Offentlig sektors bruk av sosiale medier er helt klart ingen enkel sak. Det dreier seg om komplisert balansegang der organisasjonens egne behov skal balanseres nøye i forhold til demokratiets lover og samfunnets spilleregler. Tiden da det handlet om å «bare stupe uti for å lære underveis», er over. Her er I all offentlighets 10 regler for offentlig sektors bruk av sosiale medier – inspirert av Turistforeningens fjellvettregler
Skrevet av Alf Tore Meling, analytiker, strategi- og kommunikasjonsrådgiver i det uavhengige kommunikasjonsbyrået I all offentlighet. Alf Tore Meling er medforfatter av bøkene Sosiale medier i all offentlighet (2011) og Krisekommunikasjon 2.0 (2012) samt medforfatter av KS sitt Veikart for sosiale medier (2012). Han er også ansvarlig for FoUene Sosiale kommuner 2013/14 og Sosiale kommuner og universell utforming 2014/15
–
Her er de 10 reglene:
1. Legg ikke ut på langtur uten trening
- Det er nødvendig med klare mål og gjennomtenkt strategi for bruk av – og tilstedeværelse i sosiale medier
- Det er ikke tilstrekkelig å kopiere andre
2. Meld fra hvor du går
- Strategi for sosiale medier har liten verdi uten at hele organisasjonen forstår hva det handler om. Den må tilpasses for og forankres i hele organisasjonen
- Det er avgjørende for varig suksess at strategien er vedtatt av både administrativ og politisk toppledelse
- At strategien for sosiale medier forankres i kommunikasjonsbehov, eksisterende mål, andre strategier, gjeldene lovverk – og demokratiets spilleregler – er en selvfølge
3. Vis respekt for været og værmeldingene
- Vær lyttende
- Følg med i det som skjer – både eksternt og internt
- Sørg for å være i forkant av begivenhetene
- Vis samfunnsansvar og respekter målgruppene
4. Vær rustet mot uvær og kulde
- Kriser og kommunikasjonskriser oppstår. Håndter dem; før, under og etter
- Ha klar planer, rutiner og ressurser for forebygging og håndtering
- Informer. Involver. Øv!
5. Lytt til erfarne fjellfolk
- Trekk inn erfarne fagfolk – både til strategiutvikling, forankringsprosesser og ved potensielle eller akutte kriser
- Bruk kun fagfolk med kunnskap om offentlig sektor
6. Bruk kart og kompass
- Mål og strategier må følges og brukes
- Lag en veileder for bruk av sosiale medier
- Kurs nøkkelpersoner – og organisasjonen
- Rutiner for evaluering, rapportering og forbedring er en selvfølge
7. Gå ikke alene
- Bruk av og tilstedeværelse i sosiale medier må sees og håndteres som profesjonelle og målrettede kommunikasjonsverktøy
- Ildsjeler er fortsatt viktig, men det må jobbes profesjonelt i team for å holde organisasjonens «stemme» konsekvent over tid
- Tenk helhet og kombiner sosiale medier med øvrige kommunikasjonskanaler. Både nye og tradisjonelle
8. Vend i tide, det er ingen skam å snu
- Hensikten med mål og strategi er å holde retning over tid
- Det kan være hensiktsmessig å endre kurs, men vær alltid bevisst motivene for ønsket endring
9. Spar på kreftene
- Prioriter mellom de utallige sosiale kanalene
- Lanser målrettet og trinnvis
- Tilpass ambisjoner med mål og ressurser
- Spar tid med rutiner
- Lag en kommunikasjonskalender for hele året
- Kartlegg og benytt hensiktsmessige administrasjonsverktøy
- Evaluer, lær og bli bedre
10. Ta hensyn og vær gjestfri
- Husk at diskriminerings- og tilgjengelighetslovens kapittel 3, med tilhørende forskrift for universell utforming av IKT-løsninger, vil kunne gjelde for bruk av sosiale medier
- Forstå reglene og vær bevisst forskjeller mellom hoved- og støtteløsninger
Med vennlig hilsen
Alf Tore Meling
I all offentlighet