Offentlig sektors bruk av sosiale medier er helt klart ingen enkel sak. Det dreier seg om komplisert balansegang der organisasjonens egne behov skal balanseres nøye i forhold til demokratiets lover og samfunnets spilleregler. Tiden da det handlet om å «bare stupe uti for å lære underveis», er over. Her er I all offentlighets 10 regler for offentlig sektors bruk av sosiale medier – inspirert av Turistforeningens fjellvettregler

Skrevet av Alf Tore Meling, analytiker, strategi- og kommunikasjonsrådgiver i det uavhengige kommunikasjonsbyrået I all offentlighet. Alf Tore Meling er medforfatter av bøkene Sosiale medier i all offentlighet (2011) og Krisekommunikasjon 2.0 (2012) samt medforfatter av KS sitt Veikart for sosiale medier  (2012). Han er også ansvarlig for FoUene Sosiale kommuner 2013/14 og Sosiale kommuner og universell utforming 2014/15

–

Her er de 10 reglene:

1. Legg ikke ut på langtur uten trening

• Det er nødvendig med klare mål og gjennomtenkt strategi for bruk av – og tilstedeværelse i sosiale medier
• Det er ikke tilstrekkelig å kopiere andre

2. Meld fra hvor du går

• Strategi for sosiale medier har liten verdi uten at hele organisasjonen forstår hva det handler om. Den må tilpasses for og forankres i hele organisasjonen
• Det er avgjørende for varig suksess at strategien er vedtatt av både administrativ og politisk toppledelse
• At strategien for sosiale medier forankres i kommunikasjonsbehov, eksisterende mål, andre strategier, gjeldene lovverk – og demokratiets spilleregler – er en selvfølge

3. Vis respekt for været og værmeldingene

• Vær lyttende
• Følg med i det som skjer – både eksternt og internt
• Sørg for å være i forkant av begivenhetene
• Vis samfunnsansvar og respekter målgruppene

4. Vær rustet mot uvær og kulde

• Kriser og kommunikasjonskriser oppstår. Håndter dem; før, under og etter
• Ha klar planer, rutiner og ressurser for forebygging og håndtering
• Informer. Involver. Øv!

5. Lytt til erfarne fjellfolk

• Trekk inn erfarne fagfolk – både til strategiutvikling, forankringsprosesser og ved potensielle eller akutte kriser
• Bruk kun fagfolk med kunnskap om offentlig sektor

6. Bruk kart og kompass

• Mål og strategier må følges og brukes
• Lag en veileder for bruk av sosiale medier
• Kurs nøkkelpersoner – og organisasjonen
• Rutiner for evaluering, rapportering og forbedring er en selvfølge

7. Gå ikke alene

• Bruk av og tilstedeværelse i sosiale medier må sees og håndteres som profesjonelle og målrettede kommunikasjonsverktøy
• Ildsjeler er fortsatt viktig, men det må jobbes profesjonelt i team for å holde organisasjonens «stemme» konsekvent over tid
• Tenk helhet og kombiner sosiale medier med øvrige kommunikasjonskanaler. Både nye og tradisjonelle

8. Vend i tide, det er ingen skam å snu

• Hensikten med mål og strategi er å holde retning over tid
• Det kan være hensiktsmessig å endre kurs, men vær alltid bevisst motivene for ønsket endring

9. Spar på kreftene

• Prioriter mellom de utallige sosiale kanalene
• Lanser målrettet og trinnvis
• Tilpass ambisjoner med mål og ressurser
• Spar tid med rutiner
• Lag en kommunikasjonskalender for hele året
• Kartlegg og benytt hensiktsmessige administrasjonsverktøy
• Evaluer, lær og bli bedre

10. Ta hensyn og vær gjestfri

• Husk at diskriminerings- og tilgjengelighetslovens kapittel 3, med tilhørende forskrift for universell utforming av IKT-løsninger, vil kunne gjelde for bruk av sosiale medier
• Forstå reglene og vær bevisst forskjeller mellom hoved- og støtteløsninger